Optimierung der Kapazitäts- und Schichtplanung der Mitarbeiter

Im Rahmen der Zusammenarbeit mit der mindsquare konnte für die ERCO GmbH eine effizientere Personalbedarfs- sowie Schichtplanung etabliert werden, die den Planungsprozess deutlich vereinfacht.

Das mittelständische Unternehmen ERCO mit Sitz in Lüdenscheid positioniert sich in der Beleuchtungsbranche mit Spezialisierung auf Architekturbeleuchtung mit LED-Technologie. Bei einer Aufstellung in mittlerweile rund 55 Ländern ist das Unternehmen für die Beleuchtung internationaler Bauten verantwortlich, so beispielsweise auch für das Brandenburger Tor oder den Louvre in Paris.

Die Ausgangslage

In der Ausgangssituation nutzten die Mitarbeiter von ERCO ein eigenes System, um die Schichtplanung der Mitarbeiter zu erstellen. Weiterhin erfolgte das Eintragen der vorhandenen Kapazitäten in einem separaten Tool.

Jedoch hat sich immer deutlicher herausgestellt, dass eine Zusammenfassung der Kapazitäts- und Schichtplanung der Mitarbeiter innerhalb eines Tools die Abläufe wesentlich effizienter gestalten würde: Nicht zuletzt, um doppelte Pflegeaufwände zu vermeiden, den Planungsprozess zu vereinheitlichen und die Planung der Kapazitäten zu optimieren.

Die Umsetzung

Im Rahmen eines gemeinsamen Workshops wurden die aktuellen Prozesse aufgenommen, die Anforderungen des Unternehmens erarbeitet und dabei das Zielbild für die Personaleinsatzplanung etabliert. Es sollte sich um eine Fiori-Lösung handeln, die sich über die Abdeckung der Anforderungen hinaus durch eine intuitive Bedienung und moderne Oberflächen auszeichnet.

Während des Projektverlaufes agierte die mindsquare sowohl direkt vor Ort als auch remote stets in enger Zusammenarbeit und Absprache mit ERCO. Eine anfängliche Herausforderung war der Patch-Stand des unternehmensinternen Gateway-Systems: Hier musste mit Workarounds gearbeitet werden, um die Anwendung direkt auf dem System von ERCO weiterentwickeln zu können. Nach einem Systemupgrade war diese Hürde allerdings überwunden. Zudem konnte die Performance des Systems trotz der hohen Datenmengen, die in der Personaleinsatzplanung benötigt werden, weiter verbessert werden.

Während der Projektumsetzungsphase zog das gesamte Team gemeinsam an einem Strang. Dabei funktionierte insbesondere die Kommunikation der Projektbeteiligten gut: Bei kurzen Kommunikationswegen und durch den ständigen Austausch miteinander konnten zielführende Entscheidungen schnell getroffen und Lösungen gefunden werden. Die Projektleitung auf ERCOs Seite diente außerdem als Sprachrohr zwischen der mindsquare und den Anwendern, wodurch neu aufkommende Anforderungen schnell bearbeitet werden konnten.

Das Projektergebnis

ERCO nutzt nun eine optimierte Personaleinsatzplanung mit moderner und intuitiver Oberfläche auf Fiori-Basis. Diese ist sowohl auf die Bedürfnisse der Planer als auch auf die Anforderungen des MES-Gesamtprojektes zugeschnitten.

Die Anwender können nun das Personal über die gesamte Produktion hinweg einplanen – je nach Auslastung der aktuellen Auftragslage. Dabei wird auch die Einhaltung der Ruhezeiten berücksichtigt. Bei Unterdeckung am eigenen Arbeitsplatz können außerdem verfügbare Mitarbeiter von anderen Arbeitsplätzen ausgeliehen werden.

Die Qualifikationen der Mitarbeiter sowie der tatsächliche Nutzungsgrad der Arbeitsplätze wird darüber hinaus für die Berechnung der bereitgestellten Kapazität herangezogen. Dadurch wird die Anzahl der Stunden, die an jedem Tag für den Auftrag aufgewendet wird, vom System möglichst realitätsnah berechnet. Zuletzt lässt sich noch die deutlich beschleunigte Schichtplanung nennen, bei der die zuständigen Mitarbeiter bei Problemen in der Planung benachrichtigt werden.

Über den Projektverlauf wurden einige Hürden gemeinsam gemeistert. Vor allem die Akzeptanz der Endanwender aufgrund der unzureichenden Performance während der Testphase war eine dieser Hürden. Hierbei lobte ERCO insbesondere den Einsatz seitens der mindsquare bei der Behebung auftretender Komplikationen. Außerdem wurde die hohe Verfügbarkeit und schnelle Reaktionszeit des Teams sowie die regelmäßige Anwesenheit bei ERCO vor Ort positiv hervorgehoben.